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解析會計憑證的保管與裝訂方法
2014-07-19 10:54:29   來源:翰飛會計培訓   評論:0 點擊:

如何對會計憑證進行保管,會計憑證的裝訂方法又是什么?

一、  會計憑證的保管:
 
     會計憑證是記錄經濟業務、明確經濟責任、按一定格式編制的據以登記會計賬簿的書面證明。記錄經濟業務的合法性與合理性,保證了會計記錄的真實性,加強了經濟責任制。
 
    《會計檔案管理辦法》規定:“當年會計檔案,在會計年度終了后,可暫由本單位財務會計部門保管一年,期滿之后原則上應由財務會計部門編制清冊移交本單位的檔案部門保管。”根據上述規定,會計檔案的保管要求主要有:
  1.會計檔案的移交手續。財務會計部門在將會計檔案移交本單位檔案部門時,應按下列程序進行:
 ?。?)開列清冊,填寫交接清單;
 ?。?)在帳簿使用日期欄填寫移交日期;
 ?。?)交接人員按移交清冊和交接清單項目核查無誤后簽章。
  2.會計檔案的保管要求。
 ?。?)會計檔案室應選擇在干燥防水的地方,并遠離易燃品堆放地,周圍應備有適應的防火器材;
 ?。?)采用透明塑料膜作防塵罩、防塵布,遮蓋所有檔案架和堵塞鼠洞;
 ?。?)會計檔案室內應經常用消毒藥劑噴灑,經常保持清潔衛生,以防蟲蛀;
 ?。?)會計檔案室保持通風透光,并有適當的空間、通道和查閱地方,以利查閱,并防止潮濕;
 ?。?)設置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱登記簿,嚴防毀壞損失、散失和泄密;
 ?。?)會計電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。
  3.會計檔案的借閱。
 ?。?)會計檔案為本單位提供利用,原則上不得借出,有特殊需要須經上級主管單位或單位領導、會計主管人員批準。
 ?。?)外部借閱會計檔案時,應持有單位正式介紹信,經會計主管人員或單位領導人批準后,方可辦理借閱手續;單位內部人員借閱會計檔案時,應經會計主管人員或單位領導人批準后,辦理借閱手續。借閱人應認真填寫檔案借閱登記簿,將借閱人姓名、單位、日期、數量、內容、歸期等情況登記清楚。
 ?。?)借閱會計檔案人員不得在案卷個亂畫、標記,拆散原卷冊,也不得涂改抽換、攜帶外出或復制原件(如有特殊情況,須經領導批準后方能攜帶外出或復制原件)。
 ?。?)借出的會計檔案,會計檔案管理人員要按期如數收回,并辦理注銷借閱手續。
  4.會計檔案的保管期限。各種會計檔案的保管期限,按其特點可分為永久性和定期性兩類。凡是在立檔單位會計核算中形成的,記述和反映會計核算的,對工作總結、查考和研究經濟活動具有長遠利用價值的會計檔案,應永久保存。定期保管期限分別為3年、5年、10年、15年、20年和25年6種。會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起,如:1996年度終了日為12月31日,保管期限按1997年元月1日開始計算。
  為了全面反映會計檔案情況,立檔部門應設置“會計檔案備查表”,及時記載會計檔案的保存數、借閱數和歸檔數,做到心中有數、不出差錯。
 
二、會計憑證的種類


會計憑證 原始憑證 按來源來分 外來原始憑證
自制原始憑證
按填制手續及內容劃分 一次憑證
累計憑證
匯總憑證
按格式劃分 通用憑證
專用憑證
記帳憑證 按內容劃分 收款憑證
付款憑證
轉帳憑證
按填制方式劃分 復式憑證
單式憑證
 
企業和其他組織會計檔案保管期限表


序號 檔案名稱 保管期限 備注
一、 會計憑證類    
1 原始憑證 15年  
2 記賬憑證 15年  
3 匯總憑證 15年  
二、 會計賬薄類    
4 總賬 15年 包括日記總賬
5 明細賬 15年  
6 日記賬 15年 現金和銀行存款日記賬保管25年
7 固定資產卡片   固定資產報廢清理后保管5年
8 輔助賬薄 15年  
三、 財務報告類    
9 月、季度財務報告 3年 包括文字分析
10 年度財務報告(決算) 永久 包括文字分析
四、 其他類    
11 會計移交清冊 15年  
12 會計檔案保管清冊 永久  
13 會計檔案銷毀清冊 永久  
14 銀行余額調節表 5年  
15 銀行對賬單 5年  
       
 
三、會計憑證的裝訂:


     步驟/方法
    會計憑證裝訂前的準備:
 會計憑證裝訂前的準備,是指對會計憑證進行排序、粘貼和折疊。因為原始憑證的紙張面積
與記賬憑證的紙張面積不可能全部一樣,有時前者大于后者,有時前者小于后者,這就需要
會計人員在制作會計憑證時對原始憑證加以適當整理,以便下一步裝訂成冊。對于紙張面積
大于記賬憑證的原始憑證,可按記賬憑證的面積尺寸,先自右向后,再自下向后兩次折疊。
注意應把憑證的左上角或左側面讓出來,以便裝訂后,還可以展開查閱。
對于紙張面積過小的原始憑證,一般不能直接裝訂,可先按一定次序和類別排列,再粘在一
張同記賬憑證大小相同的白紙上,粘貼時宜用膠水。證票應分張排列,同類、同金額的單據
盡量粘在一起;同時,在一旁注明張數和合計金額。如果是板狀票證,可以將票面票底輕輕
撕開,厚紙板棄之不用。對于紙張面積略小于記賬憑證的原始憑證,可先用回形針或大頭針
別在記賬憑證后面,待裝訂時再抽去回形針或大頭針。有的原始憑證不僅面積大,而且數量
多,可以單獨裝訂,如工資單、耗料單等,但在記賬憑證上應注明保管地點。原始憑證附在
記賬憑證后面的順序應與記賬憑證所記載的內容順序一致,不應按原始憑證的面積大小來排
序。會計憑證經過上述的加工整理之后,就可以裝訂了。
會計憑證的裝訂方法
會計憑證的裝訂是指把定期整理完畢的會計憑證按照編號順序,外加封面、封底,裝訂成冊
,并在裝訂線上加貼封簽。在封面上,應寫明單位名稱、年度、月份、記賬憑證的種類、起
訖日期、起訖號數,以及記賬憑證和原始憑證的張數,并在封簽處加蓋會計主管的騎縫圖章
。如果采用單式記賬憑證,在整理裝訂憑證時,必須保持會計分錄的完整。為此,應按憑證
號碼順序還原裝訂成冊,不得按科目歸類裝訂。對各種重要的原始單據,以及各種需要隨時
查閱和退回的單據,應另編目錄,單獨登記保管,并在有關的記賬憑證和原始憑證上相互注
明日期和編號。
匯總裝訂后的會計憑證封面如表所示:會計憑證封面憑證種類:XX年度本月共冊之第冊本冊
號數:自號起至號本冊日期:自月日起至月日止單位名稱:會計主管:會計:裝訂:會計憑
證裝訂的要求是既美觀大方又便于翻閱,所以在裝訂時要先設計好裝訂冊數及每冊的厚度。
一般來說,一本憑證,厚度以1.5至2.ocm為宜,太厚了不便于翻閱核查,太薄了又不利于
戳立放置。憑證裝訂冊數可根據憑證多少來定,原則上以月份為單位裝訂,每月訂成一冊或
若干冊。有些單位業務量小,憑證不多,把若干個月份的憑證合并訂成一冊就可以,只要在
憑證封面注明本冊所含的憑證月份即可。
為了使裝訂成冊的會計憑證外形美觀,在裝訂時要考慮到憑證的整齊均勻,特別是裝訂線的
位置,如果太薄時可用紙折一些三角形紙條,均勻地墊在此處,以保證它的厚度與憑證中間
的厚度一致。
有些會計在裝訂會計憑證時采用角訂法:裝訂起來簡單易行,這也很不錯。它的具體操作步
驟如下:
(1)將憑證封面和封底裁開,分別附在憑證前面和后面,再拿一張質地相同的紙(可以再找一
張憑證封皮,裁下一半用,另一半為訂下一本憑證備用)放在封面上角,做護角線。
(2)在憑證的左上角畫一邊長為5厘米的等腰三角形,用夾子夾住,用裝訂機在底線上分布均
勻地打兩個眼兒。
(3)用大針引線繩穿過兩個眼兒。如果沒有針,可以將回形別針順直,然后將兩端折向同一個
方向,將線繩從中間穿過并夾緊,即可把線引過來,因為一般裝訂機打出的眼兒是可以穿過
的。
會計憑證的裝訂圖
會計憑證的裝訂圖二

(4)在憑證的背面打線結。線繩最好在憑證中端系上。
(5)將護角向左上側折,并將一側剪開至憑證的左上角,然后抹上膠水。
(6)向后折疊,并將側面和背面的線繩扣粘死。
(7)待晾干后,在憑證本的脊背上面寫上“某年某月第幾冊共幾冊的字樣。裝訂人在裝訂線封簽處簽名或者蓋章?,F金憑證、銀行憑證和轉賬憑證最好依次順序編號,一個月從頭編一次序號,如果單位的憑證少,可以全年順序編號。
會計憑證的裝訂

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