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怎么裝訂會計憑證呢?
2013-01-05 15:04:24   來源:翰飛會計培訓(www.callphon.com)   評論:0 點擊:

裝訂會計憑證是每個會計人員必備的一項會計技能,單一的憑證如何裝訂成冊,有效完整的管理是今天我們要學習到的一個內容。那么怎樣去裝訂會計憑證呢?
  1. 會計憑證裝訂前的準備
    粘貼和折疊:會計憑證裝訂前的準備,是指對會計憑證進行排序、粘貼和折疊。因為原始憑證的紙張面積與記賬憑證的紙張面積不可能全部一樣,有時前者大于后者,有時前者小于后者,這就需要會計人員在制作會計憑證時對原始憑證加以適當整理,以便下一步裝訂成冊。對于紙張面積大于記賬憑證的原始憑證,可按記賬憑證的面積尺寸,先自右向后,再自下向后兩次折疊。注意應把憑證的左上角或左側面讓出來,以便裝訂后,還可以展開查閱。對于紙張面積過小的原始憑證,一般不能直接裝訂,可先按一定次序和類別排列,再粘在一張同記賬憑證大小相同的白紙上,粘貼時宜用膠水。證票應分張排列,同類、同金額的單據盡量粘在一起;同時,在一旁注明張數和合計金額。如果是板狀票證,可以將票面票底輕輕撕開,厚紙板棄之不用。對于紙張面積略小于記賬憑證的原始憑證,可先用回形針或大頭針別在記賬憑證后面,待裝訂時再抽去回形針或大頭針。有的原始憑證不僅面積大,而且數量多,可以單獨裝訂,如工資單、耗料單等,但在記賬憑證上應注明保管地點。原始憑證附在
    記賬憑證后面的順序應與記賬憑證所記載的內容順序一致,不應按原始憑證的面積大小來排序。會計憑證經過上述的加工整理之后,就可以裝訂了。
            憑證記賬后,應及時裝訂。裝訂的范圍:原始憑證、記賬憑證、科目匯總表、銀行對賬單等等??颇繀R總表的工作底稿也可以裝訂在內,作為科目匯總表的附件。使用計算機的企業,還應將轉賬憑證清單等裝訂在內。裝訂前首先應將憑證進行整理。會計憑證的整理工作,主要是對憑證進行排序、粘貼和折疊。
  對于紙張面積大于記賬憑證的原始憑證,可按記賬憑證的面積尺寸,先自右向后,再自下向后兩次折疊。注意應把憑證的左上角或左側面讓出來,以便裝訂后,還可以展開查閱。
  對于紙張面積過小的原始憑證,一般不能直接裝訂,可先按一定次序和類別排列,再粘在一張同記賬憑證大小相同的白紙上,粘貼時以膠水為宜。小票應分張排列,同類同金額的單據盡量粘在一起,同時,在一旁注明張數和合計金額。如果是板狀票證(如火車票),可以將票面票底輕輕撕開,厚紙板棄之不用。
  對于紙張面積略小于記賬憑證的原始憑證,可以用回形針或大頭針別在記賬憑證后面,待裝訂憑證時,抽去回形針或大頭針。
  有的原始憑證不僅面積大,而且數量多,可以單獨裝訂,如工資單,耗料單。但在記賬憑證上應注明保管地點
  原始憑證附在記賬憑證后的順序應與記賬憑證所記載的內容順序一致,不應按原始憑證的面積大小來排序。 經過整理后的會計憑證,為匯總裝訂打好了基礎。
  所有匯總裝訂好會計憑證都要加具封面。會計憑證裝訂前,要先設計和選擇會計憑證的封面。封面應用較為結實、耐磨、韌性較強的牛皮紙等。一般的封面格式如:
東 風 商 場
××憑證
年 月 日 共 冊 本冊為第 冊
本冊起止號碼:   自 號至 號
會計主管:     裝訂人:
  1. 會計憑證的裝訂方法
    會計憑證的裝訂是指把定期整理完畢的會計憑證按照編號順序,外加封面、封底,裝訂成冊,并在裝訂線上加貼封簽。在封面上,應寫明單位名稱、年度、月份、記賬憑證的種類、起
    訖日期、起訖號數,以及記賬憑證和原始憑證的張數,并在封簽處加蓋會計主管的騎縫圖章。如果采用單式記賬憑證,在整理裝訂憑證時,必須保持會計分錄的完整。為此,應按憑證號碼順序還原裝訂成冊,不得按科目歸類裝訂。對各種重要的原始單據,以及各種需要隨時查閱和退回的單據,應另編目錄,單獨登記保管,并在有關的記賬憑證和原始憑證上相互注明日期和編號。
    匯總裝訂后的會計憑證封面如表所示:會計憑證封面憑證種類:XX年度本月共冊之第冊本冊號數:自號起至號本冊日期:自月日起至月日止單位名稱:會計主管:會計:裝訂會計憑證裝訂的要求是既美觀大方又便于翻閱,所以在裝訂時要先設計好裝訂冊數及每冊的厚度。一般來說,一本憑證,厚度以1.5至2.com為宜,太厚了不便于翻閱核查,太薄了又不利于戳立放置。憑證裝訂冊數可根據憑證多少來定,原則上以月份為單位裝訂,每月訂成一冊或若干冊。有些單位業務量小,憑證不多,把若干個月份的憑證合并訂成一冊就可以,只要在憑證封面注明本冊所含的憑證月份即可。為了使裝訂成冊的會計憑證外形美觀,在裝訂時要考慮到憑證的整齊均勻,特別是裝訂線的位置,如果太薄時可用紙折一些三角形紙條,均勻地墊在此處,以保證它的厚度與憑證中間的厚度一致。有些會計在裝訂會計憑證時采用角訂法:裝訂起來簡單易行,這也很不錯。它的具體操作步驟如下:
    (1)將憑證封面和封底裁開,分別附在憑證前面和后面,再拿一張質地相同的紙(可以再找一張憑證封皮,裁下一半用,另一半為訂下一本憑證備用)放在封面上角,做護角線。
    (2)在憑證的左上角畫一邊長為5厘米的等腰三角形,用夾子夾住,用裝訂機在底線上分布均勻地打兩個眼兒。
    (3)用大針引線繩穿過兩個眼兒。如果沒有針,可以將回形別針順直,然后將兩端折向同一個方向,將線繩從中間穿過并夾緊,即可把線引過來,因為一般裝訂機打出的眼兒是可以穿過的。 \


(4)在憑證的背面打線結。線繩最好在憑證中端系上。
(5)將護角向左上側折,并將一側剪開至憑證的左上角,然后抹上膠水。
(6)向后折疊,并將側面和背面的線繩扣粘死。
(7)待晾干后,在憑證本的脊背上面寫上“某年某月第幾冊共幾冊的字樣。裝訂人在裝訂線封簽處簽名或者蓋章?,F金憑證、銀行憑證和轉賬憑證最好依次順序編號,一個月從頭編一次序號,如果單位的憑證少,可以全年順序編號。
 
演示:有的單位經濟業務較少,一個月的記賬憑證可能只有幾十張,裝訂起來只有一冊;有的單位經濟業務頻繁,一個月的記賬憑證可能有幾百張或幾千張,裝訂起來就是十幾冊或幾十冊。
  裝訂之前,要設計一下,看一個月的記賬憑證究竟訂成幾冊為好。每冊的厚薄應基本保持一致,厚度一般以1.5~2.0厘米為宜。不能把幾張同屬于一份記賬憑證及所附的原始憑證拆開裝訂在兩冊之中。另外,還要再次檢查一下所附原始憑證是否全部加工折疊、整理完畢。凡超過記賬憑證寬度和長度的原始憑證,都要整齊地折疊進去。要特別注意裝訂線眼處的折疊方法,防止裝訂以后再也翻不開了。
  所有會計憑證都要加具封皮(包括封面和封底)。封皮應采用較為結實、耐磨、韌性較強的牛皮紙等。記賬憑證封面應注明單位名稱、憑證種類、憑證編號的順序號碼、憑證所反映的經濟業務發生的日期、憑證的起止號碼、本札憑證的冊數和張數,以及有關經辦人員的簽章。記賬憑證封底如下圖所示。

  正式裝訂時,準備好憑證封皮、鐵錐或裝訂機,以及線繩、鐵夾、膠水等。按以下順序進行裝訂:
 ?。?)將憑證封面和封底裁開,分別附在憑證前面和后面,再拿一張質地相同的紙,放在封面上面,做護角之用??牡R,用兩個鐵夾分別夾住憑證的上側和左側。
 ?。?)用鉛筆在憑證的左上角畫一個邊長為5厘米的分角線,將直角分成兩個45度角,見下圖所示。

 ?。?)在分角線的適當位置上選兩個點打孔作為裝訂線眼,見下圖所示。這兩孔的位置可在距左上角的頂端2~4厘米的范圍內確定。

 ?。?)用縫毛衣針引線繩沿虛線方向穿繞兩孔若干次,并在憑證背面打結,見下圖所示。

 ?。?)將放在最上方的牛皮紙裁成一條寬6厘米左右的包角紙條,先從記賬憑證的背面折疊紙條粘貼成如下圖所示形狀。

 ?。?)從正面折疊紙條,粘貼成如下圖所示形狀。

 ?。?)將正面未粘疊的包角紙條向后折疊,裁去一個三角形,與背后的包角紙條重疊、粘牢。包角后的記賬憑證如下圖所示。

 ?。?)待晾干后,在憑證本的側脊上上面寫上“某年某月第幾冊共幾冊”的字樣。裝訂人在裝訂線封簽處簽名或者蓋章。
 
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