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如何填寫記賬憑證,記賬憑證的填制要求
2013-01-01 16:07:19   來源:翰飛會計培訓(www.callphon.com)   評論:0 點擊:

(財務人員)每月做賬一般都會根據原始憑證——編制記賬憑證——登記賬薄——記賬憑證匯總——登記總賬——對賬、結賬——編制報表等,那么記賬憑證怎么去填寫呢,要注意哪些要求呢;
如何填寫記賬憑證,記賬憑證的填制要求
 
   導讀:會計人員填制記賬憑證要嚴格按照規定的格式和內容進行,除必須做到記錄真實、內容完整、填制及時、書寫清楚之外,還必須符合:1、)“摘要”欄是對經濟業務內容的簡要說明,要求文字說明要簡煉、概括,以滿足登記賬簿的要求。2、應當根據經濟業務的內容,按照會計制度的規定,確定應借應貸的賬戶。賬戶使用必須正確,不得任意改變、簡化會計賬戶的名稱,有關的二級或明細賬戶要填寫齊全。3、記賬憑證中,應借、應貸的賬戶必須保持清晰的對應關系。4、一張記賬憑證填制完畢,應按所使用的記賬方法,加計合計數,以檢查對應賬戶的平衡關系。5、)記賬憑證必須連續編號,以便考查且避免憑證散失。6、每張記賬憑證都要注明附件張數,以便于日后查對。下面我們來看看記賬憑證的概率、記賬憑證的內容以及記賬憑證填制的相關要求;
 
 
 
一、記賬憑證的概念:記賬憑證又稱記賬憑單,或分錄憑單,是會計人員根據審核無誤的原始憑證按照經濟業務事項的內容加以歸類,并據以確定會計分錄后所填制的會計憑證。它是登記賬簿的直接依據。在實際工作中,為了便于登記賬簿,需要將來自不同的單位、種類繁多、數量龐大、格式大小不一的原始憑證加以歸類、整理,填制具有統一格式的記賬憑證,確定會計分錄并將相關的原始憑證附在記賬憑證后面。

二、記賬憑證的內容:記賬憑證是指財會部門根據審核確認無誤的原始憑證或原始憑證匯總表編制、記載經濟業務的簡要內容,確認會計分錄,作為記賬直接依據的一種會計憑證。記賬憑證種類甚多,格式不一,但其主要作用都在于對原始憑證進行分類、整理,按照復式記賬的要求,運用會計科目,編制會計分錄,據以登記賬簿。因此,記賬憑證必須具備以下基本內容:
 ?。?)、記賬憑證的名稱及填制單位名稱;
        (2)、填制記賬憑證的日期;
 ?。?)、記賬憑證的編號;
 ?。?)、經濟業務事項的內容摘要 ;
 ?。?)、經濟業務事項所涉及的會計科目及其記賬方向 ;
 ?。?)、經濟業務事項的金額 ;
 ?。?)、記賬標記 ;
 ?。?)、所附原始憑證張數;
      (9)、會計主管、記賬、審核、出納、制單等有關人員的簽章。

三、記賬憑證的填制基本要求:
       1)記賬憑證各項內容必須完整。
  2)必須以審核無誤的原始憑證為依據。
  3)記賬憑證應連續編號。一筆經濟業務需要填制兩張以上記賬憑證的,可以采用分數編號法編號。
  4)記賬憑證的書寫應清楚、規范。相關要求同原始憑證。
  5)記賬憑證可以根據每一張原始憑證填制,或根據若干張同類原始憑證匯總編制,也可以根據原始憑證匯總表填制。但不得將不同內容和類別的原始憑證匯總填制在一張記賬憑證上。
  6)記賬憑證上,必須有填制人員、審核人員、記賬人員和會計主管的簽名或蓋章。對于發生的收款和付款業務必須堅持先審核后辦理的原則,出納人員要在有關收款憑證和付款憑證上簽章,以明確經濟責任。對已辦妥的收款憑證或付款憑證及所附的原始憑證,出納要當即加蓋“收訖”或“付訖”戳記,以避免重收重付或漏收漏付發生。
  7)除結賬和更正錯誤的記賬憑證可以不附原始憑證外,其他記賬憑證必須附有原始憑證。
  注意:
 ?。?)所附原始憑證張數的計算,一般以所附原始憑證自然張數為準。
 ?。?)一張原始憑證如涉及到幾張記賬憑證的,可以把原始憑證附在一張主要的記賬憑證后面,并在其他記賬憑證上注明附有該原始憑證的編號或附上該原始憑證的復印件。
 ?。?)一張原始憑證所列的支出需要由幾個單位共同負擔時,應當由保存該原始憑證的單位開具原始憑證分割單給其他應負擔的單位。原始憑證分割單必須具備原始憑證的基本內容。
 ?。?)填制記賬憑證時若發生錯誤應當重新填制。已登記入賬的記賬憑證在當年內發現填寫錯誤時,可以用紅字填寫一張與原內容相同的記賬憑證,在摘要欄注明“注銷某月某日某號憑證”字樣,同時再用藍字重新填制一張正確的記賬憑證,注明“訂正某月某日某號憑證”字樣。如果會計科目沒有錯誤,只是金額錯誤,也可將正確數字與錯誤數字之間的差額,另編一張調整的記賬憑證,調增金額用藍字、調減金額用紅字。發現以前年度記賬憑證有錯誤的,應當用藍字填制一張更正的記賬憑證。
 ?。?)記賬憑證填制完成經濟業務事項后,如有空行,應當自金額欄最后一筆金額數字下的空行處至合計數上的空行處劃線注銷。
四、記賬憑證填制的要求概括:
    1、要以審核無誤的原始憑證為依據
  記賬憑證必須附有經審核確認為真實、完整和合法的原始憑證為依據。除結賬和更正錯賬的記賬憑證可以不附原始憑證外,其他記賬憑證必須附有原始憑證。
  2、正確填制會計科目、子目和編制會計分錄
  填寫會計科目時,應當填寫會計科目的全稱,不得簡寫。為了便于登記日記賬和明細賬,還應填寫子目甚至細目。記賬憑證中所編制的會計分錄一般應是一借一貸或多借一貸,避免多借多貸的會計分錄。但是對于一些特殊的會計分錄,例如,收回聯營投資,只有多借多貸才能說明來龍去脈時,應按多借多貸填寫一張記賬憑證,而不能拆為幾個簡單會計分錄或一借多貸、多借一貸的會計分錄。但是,多借多貸的會計分錄在會計實務中并不常見。
  在填制記賬憑證時,可以根據一張原始憑證填制記賬憑證,也可以根據若干張同類原始憑證匯總填制記賬憑證,還可以根據原始憑證匯總表填制記賬憑證。但不得將不同內容和類別的原始憑證匯總填制在一張記賬憑證上。否則,就會造成摘要無法填寫,會計科目失去對應關系,記賬時審核困難,也容易造成記賬錯誤。
  3、確認記賬憑證的種類
  會計人員應根據原始憑證所記錄的經濟業務內容,先確定應借、應貸的會計科目,即會計分錄。在采用收、付、轉記賬憑證的情況下,若分錄的借方出現現金或銀行存款會計科目的應選擇使用收款憑證;若分錄的貸方出現現金或銀行存款會計科目,則應選擇使用付款憑證;若會計分錄的借方出現現金會計科目,而貸方出現銀行存款會計科目,或反之,應選擇付款憑證;若會計分錄的借、貸方均未出現現金以及銀行存款會計科目,則選擇使用轉賬憑證。在采用通用記賬憑證的情況下,則無論出現什么類型的會計分錄,都統一使用一種通用記賬憑證。
  4、選擇書寫工具
  填制記賬憑證應選擇鋼筆或碳素筆。用蘭黑墨水或碳素墨水書寫。
  5、填寫記賬憑證的日期
  記賬憑證的填寫日期可分三種情況:
 ?。?)現金或銀行存款付款業務的記賬憑證,一般以財會部門付出現金或開出銀行付款結算憑證的日期填寫;
 ?。?)現金收款業務的記賬憑證,應當填寫收款當日的日期;銀行存款收款業務的記賬憑證,實際收款日期可能和收到該憑證的日期不一致,則應按填制收款憑證的日期填寫;
 ?。?)月末計提、分配費用、成本計算、轉賬等業務,大多是在下月初進行,但所填日期應當填寫當月最后一日的日期。
  6、摘要要真實準確又要簡明扼要。
  7、記賬憑證中金額的填寫
  記賬憑證的金額必須與原始憑證的金額相符;阿拉伯數字應書寫規范,并填至分位;相應的數字應平行對準相應的借貸欄次和會計科目的欄次,防止錯欄串行;合計行填寫金額時,應在金額最高位值數前填寫人民幣“¥”字符號,以示金額封頂,防止竄改。
  8、記賬憑證應按行次逐筆填寫,不得跳行或留有空行
  記賬憑證金額欄最后留有的空行,用直線或“S”線注銷。所劃的直線或“S”線應以金額欄最后一筆金額數字下的空行劃到合計數行上面的空行。
  9、填寫記賬憑證的編號
  為了根據記賬憑證順序登記賬簿和日后核對賬簿、憑證以及保證會計憑證的安全和完整,要對記賬憑證進行編號。記賬憑證的編號按月編寫,編寫方法有三種:
 ?。?)將一個月的全部經濟業務,按經濟順序號統一編號。其編號方法簡便,適用于采用通用記賬憑證的單位使用;
 ?。?)將一個月的全部經濟業務,分收款業務、付款業務、轉賬業務三類按順序編號;
 ?。?)將一個月的全部經濟業務,分現金收款、銀行存款收款、現金付款、銀行存款付款、轉賬業務五類按順序編號。
  無論采用上述哪一種方法編號,都應按自然順序連續編號,不得跳號、重號。
  一筆經濟業務編制在記賬憑證上的會計分錄,需在兩張或兩張以上的記賬憑證上共同反映時,首先記賬憑證的編號應是一個號,然后在此號碼下,則采用分數的方法來表示,稱為分數編號法。例如,某筆經濟業務屬某月轉賬業務的第32號,需填制三張轉賬憑證共同完成,那么這三張轉賬憑證的編號應是32 1/3、32 2/3、32 3/3 ,分母3表示這筆業務需3張記賬憑證,分子1、2、3分別表示第1、2、3張。
  10、計算和填寫所附原始憑證的張數
  記賬憑證一般應當附有原始憑證。附件張數用阿拉伯數字寫在記賬憑證的右側“附件××張”行內。附件張數的計算方法有兩種:
 ?。?)按附原始憑證的自然張數計算。
 ?。?)有原始憑證匯總表的附件,可將原始憑證匯總表張數作為記賬憑證的附件張數,再把原始憑證作為原始憑證匯總表的張數處理。
  對于汽車票、火車票等外形較小的原始憑證,可粘貼在“憑證粘貼單”上,作為一張原始憑證附件。但在粘貼單上應注明所粘貼原始憑證的張數和金額。
  當一張或幾張原始憑證涉及幾張記賬憑證時,可將原始憑證附在一張主要的記賬憑證后面,并在摘要欄內注明“本憑證附件包括××號記賬憑證業務”字樣,在其他記賬憑證上注明“原始憑證附在××號記賬憑證后面”字樣。沒有原始憑證,而只有復印件的,不能作為填制記賬憑證的依據。
  11、記賬憑證的簽名或蓋章
  記賬憑證填制完成后,一般應由填制人員、審核人員、會計主管人員、記賬人員分別簽名蓋章,以示其經濟責任,并使會計人員互相制約,互相監督,防止錯誤和舞弊行為的發生。對于收款憑證及付款憑證,還應由出納人員簽名蓋章,以證明款項已收訖或付訖。
  實行會計電算化的單位,對于機制記賬憑證,在審核無誤后,上述人員也要加蓋印章或簽字。
 
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