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用友財務軟件年終反結賬要注意哪些問題
2013-01-07 16:34:36   來源:互聯網   評論:0 點擊:

用友財務軟件固定資產年終反結賬要注意哪些問題、用友軟件三個操作小技巧、如何設置項目檔案、EXCEL2003:巧妙移動表格行等;
用友財務軟件年終反結賬要注意哪些問題

 
一、用友:固定資產年終反結賬
 
  1.當下年年初已進行了期初建賬后,上年再不允許反結賬。
 
  2.結賬必須按月份順序從前向后進行。反結賬必須按月份順序從后向前進行。
 
  3.上月未結賬,則本月不能記賬,但可以填制、審核憑證。
 
  4.本月還有未記賬憑證時,則本月不能結賬。已結賬月份不能再填制憑證。
 
  5.若總賬與明細賬對賬不符,則不能結賬。
 
  6.若系統參數"是否允許反結賬"選擇了“否”,則不允許進行反結賬。
 
 
二、用友軟件三個操作小技巧
 
  1、按F5鍵,生成新憑證,填制完畢,再按F5,可保存目前的內容并生成下一張新憑證,免去了用鼠標點擊“增加”、“保存”兩個按鈕的麻煩,輕松完成憑證的保存與增加。
 
  2、按F4鍵,調用常用憑證。通行費收入、通行費拆賬、發工資、計提工會費等常用或者科目較多的憑證,在制單過程中生成常用憑證,清除金額,在需用時按F4鍵調用,輸入新金額,避免了重復勞動,提高了工作效率。
 
  3、妙用“Tab”,“Space”,“=”鍵。在填制憑證頁面用“Tab”鍵,快速移動鼠標,更改日期、憑證張數、摘要等內容;按“Space”鍵,讓數字在借方金額、貸方金額欄進行移動;當分錄為多借一貸時,在貸方金額欄按“=”鍵,貸方自動出現合計數,常用于通行費收入憑證。
 
三、用友:如何設置項目檔案
 
  增加項目大類:增加——>在"新項目大類名稱"欄輸入大類名稱——>屏幕顯示向導界面——>修改項目級次
 
  指定核算科目:核算科目——>【待選科目】欄中系統列示了所有設置為項目核算的會計科目——>選中待選科目——>點擊傳送箭頭到已選科目欄中——>確定
 
  項目分類定義:項目分類定義——>增加——>輸入分類編碼、名稱——>確定
 
  增加項目目錄:項目目錄——>右下角維護——>項目目錄維護界面——>增加——>輸入項目編號、名稱,選擇分類——>輸入完畢退出
 
四、EXCEL2003:巧妙移動表格行
 
  在編輯表格時,有時需要調整表格行的位置。下面介紹兩個比較實用的方法,假設要把工作表的第9行移到到第5行,操作如下:
 
  方法1:選中第9行,把鼠標指向第9行的上邊緣,當指針變為雙十字箭頭(這是移動指針的形狀)時,按住“shfit”鍵,同時按住左鍵向上拖動鼠標。如果 是要向下移動,請向下拖動鼠標。在拖動過程中,會出現一條虛線,當虛線到達第5行上邊緣時,屏幕上出現“5:5”的提示。此時,松開鼠標左鍵,即可完成行 移動。
 
  方法2:將插入點置于第9行的任意一個單元格內。按住“alt+shift”組合鍵,然后按“↑”鍵可使該行在表格內向上移動,按“↓”鍵可使該行向下移動。
 
 
五、excel不用等號輸入算式
 
  如果你在Excel工作表中需要輸入大量的諸如“3+7+9”之類的算式,而且要求單元格中顯示其計算結果,于是你在每個算式前都得鍵入一個等號“=”,確實稍嫌麻煩。在此,告訴你一個方法,讓你可以省去這個等號的輸入過程,該方法是:
 
  1.單擊“工具”菜單中的“選項”命令,系統彈出“選項”對話框。
 
  2.單擊“1-2-3的幫助”選項卡,選中“轉換Lotus1-2-3公式”復選框。
 
  3.單擊“確定”按鈕。
 
  之后,當你在單元格內鍵入“3+7+9”后,系統便把其當作算式處理,并計算出其結果。當然,如果你本意就是要在單元格中輸入 “3+7+9”,那么請在輸入前加上一個單引號,即需要輸入“3+7+9”。此外,還請注意:如上設置僅適用于全部為數字的算式,如果要輸入包含單元格引用的公式,還請在公式前鍵入等號“=”。
 
 
六、Word2007文檔中嵌入Excel“活”表格
 
  由于Word表格的計算功能不夠強,所以有不少用戶都是先用Excel處理表格,然后再復制到Word文檔之中。這樣做的麻煩之處在于,如果表格有變化,就又得重復用Excel編輯,然后復制到Word文檔中的過程。而且,如果上次編輯的Excel表格被刪除了,就更加惱人。該怎么辦呢?以下我們以Word2007為例介紹將Excel“活”表格插入到Word文檔中的兩種方法。
 
  方法一:從Excel文件插入嵌入對象或鏈接對象
 
  如果你已經用Excel編輯好了表格,那么請按下述步驟將其插入到Word文檔中:
 
  1.同時打開Word文檔和要從中創建鏈接對象或嵌入對象的數據所在的Excel工作表。
 
  2.切換到Excel,然后選擇所需的整個工作表、單元格區域或圖表。
 
  3.按“Ctrl+C”組合鍵。
 
  4.切換到Word文檔,然后單擊要顯示信息的位置。
 
  5.在“開始”選項卡上的“剪貼板”組中,單擊“粘貼”下的箭頭,然后單擊“選擇性粘貼”。
 
  6.在“形式”列表中,選擇“Microsoft Office Excel工作表對象”。
 
  7.如果希望插入嵌入的對象,請單擊“粘貼”;如果插入鏈接對象,請單擊“粘貼鏈接”。
 
  8.單擊“確定”按鈕。
 
  方法二:在Word文檔內創建新Excel工作表
 
  如果尚未將需要的表格用Excel編輯好,那么可以在Word文檔內創建新工作表,具體操作如下:
 
  1.在Word文檔中要創建工作表的位置放置插入點。
 
  2.在“插入”選項卡上的“表格”組中,單擊“表格”,然后單擊“Excel電子表格”。
 
  3.將Excel工作表作為嵌入對象插入到文檔中,你就可以在工作表中填入所需的信息了。
 
  在Word文檔嵌入Excel工作表對象時,如果修改源Excel文件,Word文件中的信息不會相應更改。嵌入的對象會成為Word文件的一部分,并且在插入后就不再是源文件的組成部分。
 
  由于信息完全包含在一個Word文檔中,因此,當你不想讓信息反映源文件中的更改時,或者不想讓文檔收件人考慮對鏈接信息的更新時,適合使用嵌入。在Word文檔鏈接Excel工作表對象時,如果修改源文件,則會更新信息。鏈接數據存儲在源文件中。Word文件或目標文件只存儲源文件的位置,并顯示鏈接數據。如果擔心文件的大小,則可使用鏈接對象。如果要包含單獨維護的信息,例如由其他部門收集的數據,并且需要讓該信息在Word文檔中保持最新,那么也適合使用鏈接。
 
 
七、用Excel繪制函數圖像
 
  函數圖像能直觀地反映函數的性質,用手工方法來繪制函數圖像效果不太好,而用Excel繪制函數圖像非常簡便,所作圖像非常標準、漂亮,具體方法如下:
 
 ?。?、首先打開電子表格的操作窗口,然后用鼠標選擇菜單欄中的“新建”命令,這時屏幕上會出現一個空白的電子表格;
 
 ?。?、然后在A列的A1格輸入“X=”,表明這是自變量,再在A列的A2及以后的格內逐次從小到大輸入自變量的各個值;實際輸入的時候,通常應用等差數列輸入法,先輸入前三個值,定出自變量中數與數的距離,然后點擊A2格,按住鼠標拖到A4格選中這三項,使這三項變成一個黑色矩形,再用鼠標指向這黑色矩形的右下角的小方塊,當光標變成“+”后,按住鼠標拖動光標到適當的位置,就完成自變量的輸入;
 
 ?。?、接著在B列的B1格輸入函數式y=f(x)的一般函數表達式,如y=1/x;也可在點擊工具欄上的函數圖標“fx”后,在出現的不同函數列表的選項中選擇需要的一種;輸入結束后,點擊函數輸入對話框旁的勾號,B2格內馬上得出了計算的結果。這時,再選中B2格,讓光標指向B2矩形右下角的方框,當光標變成“+”時按住光標沿B列拖動到適當的位置即完成函數值的計算。注意一定要把該函數中自變量x的位置輸入前面A列自變量的絕對位置A2格,這樣下面計算的時候才會對不同的自變量進行計算;
 
八、會計電算化憑證錄入技巧
 
  業務摘要輸入
 
  憑證輸入中有許多常用會計詞匯,而不少會計軟件提供了用戶級的詞匯庫,可將常用詞匯預先存儲起來,并配以自定義的代碼,輸入憑證時調用自定義詞匯,可提高輸入速度。如金蝶軟件提供兩種快速復制摘要的功能,在下一行中按“……”可復制上一條摘要,按“//”可復制第一條摘要。同時,系統還設計了摘要庫,在錄入憑證過程中,當光標定位于摘要欄時,按F7或單擊「獲取」按鈕,即可調出憑證摘要庫。選擇所需的摘要即可,在這個窗口中,您還可以新增、刪除或引入摘要。
 
  科目代碼輸入
 
  許多會計軟件的科目代碼表都能模糊快速定位,會計人員記不準確的科目多為明細科目,其所屬總賬科目或上級科目一般較明確,輸入此類科目時,只輸入到其上級科目的代碼,由于系統只能接受最明細的科目,此時將打開科目代碼表,并指向剛輸入的上級科目,所要查找的明細科目應就在附近,省去多余的翻頁查找操作。會計科目獲取按F7或用鼠標單擊窗口中的「獲取」按鈕,可調出會計科目代碼。
 
  業務金額輸入
 
  在輸入完多貸或多借的分錄后,輸入一貸或一借分錄的金額時可參照合計欄中的金額輸入,省去人工計算合計的麻煩,像用友(安易)等大多數商品軟件還提供了自動獲取金額的功能鍵。如金蝶軟件對已錄入的金額轉換方向,按“空格”鍵即可;若要輸入負金額,在錄入數字后再輸入“-”號即可;金額借貸自動平衡———“CTR+F7”;憑證保存———F8。
 
  會計分錄編制
 
  會計分錄盡可能細。在編制記賬憑證時,應盡可能地詳細,甚至可以每張原始憑證編制一條分錄,摘要也應詳細說明。沖減收入或費用以紅字或負數反映。在輸入收入和費用類科目的記賬憑證時,如果發生額的方向與該類科目余額方向相反,如沖減收入或費用,應將金額以紅字或負數方式輸入到與該類科目的余額相同的方向,收入類為貸方,費用類為借方。
 
  改錯更正
 
  發生錯賬,如果是當月的未登記賬憑證,可直接修改,如果是已登賬甚至以前月份的記賬憑證,可沖銷錯誤憑證,然后重新填制正確的記賬憑證。有不少會計核算軟件還提供反記賬、反結賬的功能,反結賬功能可將會計期間推前,然后將未結賬的記賬憑證用反記賬功能返回到未記賬狀態,再加以修改。
 
九、演示PPT精彩的四個要素
 
  在實際工作中,很多朋友都發現使用PPT很難達到自己期望的理想效果,做出來的PPT“不好用”、“不好看”,甚至“看不懂”。而時下各種培訓、教材,內容大多留于PPT軟件功能,根本無法解決這些問題。在我看來,做好一個PPT其實必須具備的是以下四個要素。
 
  一、目標明確
 
  在商務活動中,做PPT通常是為了追求簡潔明朗的表達效果,以便有效輔助溝通。但是PPT也有局限性。不了解這些局限,在PPT里面書寫長篇文字報告,繪制復雜表格——這種“超能”的PPT,不僅制作過程痛苦,而且最終結果通常是“根本看不懂!” 那么PPT的特長和局限分別是什么?我注意到外企員工言談當中,常用英文“Presentation”來代替這個意義模糊的“PPT”。我查了查,發現維基百科詞典上對“Presentation”的解釋,恰好說出了它的目的、能力特長和局限——只能面向一類觀眾,演示一個話題內容,只能表達關鍵要點,達到留下深刻印象的目的。牢記這幾點,那我們做PPT的時候,就自然會比較“收斂”,也容易確定一個更合理的目標。這樣就不會再洋洋灑灑做出六七十頁,企圖在一個文件里面討論好幾個復雜問題了。
 
  二、形式合理
 
  微軟給PPT文件起了個中文名字:演示文檔。顧名思義就知道它的用法了。但實際上PPT文件有兩種主要用法。一是輔助現場演講的演示,二是直接發送給受眾自己閱讀。要保證達到理想的效果,就必須針對不同的用法選用合理的形式??紤]配合演講或直接閱讀時受眾的感受,做相應的細節處理。
 
  演講現場用的PPT,就要全力服務于演講。多用圖表圖示,少用文字。這樣讓觀眾可以一邊看,一邊聽你講。演講、演示相得益彰,效果是最好的。這種情況下適當的運用特效、動畫等功能,可以幫助你控制演講的節奏,也可以讓演示效果豐富多彩,有利于活躍演講氣氛。
 
  直接送去給別人閱讀的PPT,則必須添加盡可能簡潔但描述清晰的文字,以代替你的演講,引領讀者理解你的思路。整個PPT和其中的每一頁幻燈片都要具備很清晰的閱讀順序,邏輯性要求更高。這樣才能保證受眾獨自閱讀PPT就能“跟著你走”,理解你的意思。
 
  而在這種PPT里面使用特效、動畫就必須非常謹慎了。因為這些特效可能會讓閱讀者點鼠標點得手指發酸,更可能讓PPT文件體積暴增,很難通過網絡發送。
 
  三、邏輯清晰
 
  如前文所述,“簡潔”正是PPT能在“時間就是金錢”的商業活動中廣泛流行的原因。但為了追求簡潔,我們很容易無意識地刪減了一些要點,受眾就“看不懂”。想保證要點齊全,就要建立清晰、嚴謹的邏輯。有兩種方法是非常有效的。
 
  一是遵循幻燈片的結構邏輯。
 
  通常一個PPT文件包含幾十張幻燈片,不僅要包含封面頁、結束頁和內容頁,還必須有緊跟封面頁的目錄頁來展示整個PPT的內容結構。必須有章節頁(各章節的封面)把不同階段的內容劃分開,并呼應目錄,保障整體連貫。結束頁之前,還要有總結頁,引領受眾回顧要點,切實留下深刻印象。每一個內容頁,也必須嚴格遵守大標題、小標題、正文、注釋……這樣的內容層級結構。而且結構層次不宜太多,關系要么并列,要么遞進。否則,不僅閱讀者會看暈,很可能你演講時自己都會講暈。
 
  二是運用常見的分析法圖表。
 
  當我們確實有一些避不開的復雜問題需要帶領聽眾共同分析時,這個辦法非常實用。商業場合常見的SWOT分析圖、矩陣分析圖等,可以幫助我們排除情緒干擾,理清思路,分析利害,尋找解決方案。采用這類圖表,就好像在算帳時掏出了計算器。演講者表述更方便,聽講者也很容易理解相信。
 
  四、美觀大方
 
  演示就要“漂亮”。這是很多朋友做PPT時的想法。但我想這要求可能太高了。日常生活中善于穿著打扮的人始終是少數。同樣,能具備足夠的美學修養,把PPT做到“漂亮”的人也很少。大家追求“漂亮”,結果卻往往是畫虎不成反類犬,得不償失。
 
  其實不必追求“漂亮”,只要美觀大方就行了。
 
  Office軟件的調色板里面有“標準色”,其實就是一套最容易為大眾所接受的顏色。這就好像西裝革履,可能不會耀眼奪目,但絕對美觀大方。選用搭配色彩時,則可以參考 Office的“配色方案”。同一個“配色方案”里面,差別較大的顏色適合用來標示不同內容。相近的顏色用來區分相近內容(如標題用黑色,副標題用灰色)。
 
  如果你覺得自己“審美疲勞”比較嚴重,那么,根據你要做的PPT內容主題,參考類似主題的PPT、印刷品、廣告、網頁,也是一個很快捷的方法。但是切記:大多數優秀的布局、配色都是整套方案,要么仿學一頁完整布局,要么借鑒整體配色。東取一點西扔一點,則很容易搞得不倫不類,適得其反。
 
  如果你覺得自己根本沒有“藝術細胞”,那就不要在這方面浪費時間。找出你們公司的信紙,這通常就是最簡潔明快、美觀大方的模版!
 
  個人認為,把握好上述的四個要素,做出來的PPT就能基本滿足商業場合的需要。
 
十、同時改變Excel多個行的行高
 
  我們知道,通過拖動行或列間的分界線可以改變行高或列寬,但怎樣同時改變幾行或幾列的高度或寬度呢?
 
  我們以改變行高為例,先選中要改變行高的列,按下Shift鍵再單擊行標題頭,可以選定連續的多行(如果要選中多個不連續行,可以按下Ctrl鍵)。選中多列后,拖動任意一個被選中的行標題間的分界線,到適當高度釋放鼠標,所有被選中的行高都改變了。
 
  我們也可以精確地改變行高:選中多行后,單擊“格式”菜單,選擇“行”中的“行高”命令,設置行高為20,單擊“確定”,行高都被設置為20了。
 
  同樣道理,我們可以通過拖動或精確設置的方法改變多列的列寬
 
 
十一、Excel表格中關于序號處理的五則技巧
 
  在Excel中制作表格經常需要輸入序號,在實際的應用中,序號的種類有很多,有些還需要用特殊符號來表示,甚至是自動輸入和調整序號,下面就來介紹幾個關于序號的小技巧。
 
  快速輸入序號
 
  在Excel中我們可以快速的輸入一些常用的序號,如一、二……甲、乙……一月、二月……
 
  先輸入序號的開頭二個,接著選中這二個序號所在的單元格,把鼠標移到第二個序號的右下角會發現鼠標指針呈十字狀形狀,這時按住鼠標左鍵拖拽到輸入序號的最后一個單元格,松開鼠標就會發現序號已經自動輸入了。
 
  自定義特殊序號
 
  如果想讓一些特殊的序號也能像上面一樣進行自動填充的話,那可以把這些特殊序號加入到自定義序列中。
 
  點擊菜單“工具” “選項”,在彈出的對話框中點擊“自定義序列”標簽,接著在右面輸入自定義的序號,如“A、B、C……”,完成后點擊“添加”按鈕,再點擊“確定”按鈕就可以了。
 
  設置好自定義的序號后,我們就可以使用上面的方法先輸入頭二個序號,然后再選中輸入序號的單元格,拖拽到序號的最后一個單元格就可以自動填充了。
 
  自動輸入序號
 
  Word中有個自動輸入序號的功能,其實在Excel中也有這個功能,可以使用函數來實現。點擊A2單元格輸入公式:=IF(B2="","",COUNTA($B$2:B2)),然后把鼠標移到A2單元格的右下方,鼠標就會變成十字形狀,按住拖拽填充到A列下面的單元格中,這樣我們在B列輸入內容時,A列中就會自動輸入序號了。
 
  快速輸入復雜序號
 
  有時候我們需要輸入一些比較長的產品序號,如493948830001、493948830002、493948830003……,前面的數字都是一樣的,只是后面的按照序號進行變化。對于這樣的序號我們也可以進行快速輸入。
 
  選中要輸入這些復雜序號的單元格,接著點擊菜單“格式” “單元格”,在彈出的對話框中點擊“數字”標簽,在分類下選擇“自定義”,然后輸入“"49394883"0000”完成后點擊“確定”按鈕。
 
  以后只要在選中的單元格中輸入1、2、3……序號時,就會自動變成設置的復雜序號了。
 
  自動調整序號
 
  有時候我們需要把部分行隱藏起來進行打印,結果卻會發現序號不連續了,這時就需要讓序號自動調整。
 
  在A2單元格輸入公式:=SUBTOTAL(103,$B$2:B2),然后用上面介紹的方法拖拽到A列下面的單元格,這樣就會自動調整序號了。
 
十二、Excel圖表制作方法介紹
 
  圖表可以用來表現數據間的某種相對關系,在常規狀態下我們一般運用柱形圖比較數據間的多少關系;用折線圖反映數據間的趨勢關系;用餅圖表現數據間的比例分配關系。運用Excel 的圖表制作可以生成多種類型的圖表,下面以柱形圖、折線圖、餅圖三種類型為例,分別介紹其制作方法。
 
  柱形圖
 
  1.點擊“開始→程序→Mi-crosoft Excel”,進入Excel 工作界面,先制作統計表格,并拖拉選取要生成圖表的數據區。
 
  2.單擊“插入”工具欄中的“圖表”,顯示圖表向導第一步驟——圖表類型對話框,選擇圖表類型為柱形圖,單擊“下一步”。
 
  3. 進入圖表向導第二步驟——圖表數據源,根據需要選擇系列產生在行或列,單擊“下一步”。
 
  4. 進入圖表向導第三步驟——圖表選項,此時有一組選項標簽,用來確定生成的圖表中需要顯示的信息(如圖表標題、軸標題、網格線等,可根據個人生成圖表的需要選擇)。
 
  5.通常直接單擊“下一步”進入圖表向導第四步驟——圖表位置,在默認狀態下,程序會將生成的圖表嵌入當前工作表單中。如果希望圖表與表格工作區分開,選擇新工作表項,在圖表位置輸入新表單的名稱。
 
  6.如果以上各步驟的操作發生錯誤,可按“上一步”按鈕返回重新選擇,完成圖表向導第4 步驟操作后,如沒有錯誤,單擊“完成”按鈕,就生成了比較數據的柱形圖。
 
  折線圖
 
  在最終生成的柱形圖中,用鼠標右鍵單擊圖區域,顯示命令列表,從中選擇圖表類型選項,顯示圖表類型對話框,從對話框中選擇折線圖,單擊“確定”按鈕后就生成了反映數據趨勢的折線圖。
 
  餅圖
 
  同折線圖的生成步驟基本一樣,只要從“圖表類型”對話框中選擇“餅圖”,單擊“確定”按鈕,就能生成反映數據比例分配的餅圖。
 
  注意:在圖表的制作過程中、制作完成后均有很多種修飾項目,可根據自己的愛好和需要,按照提示,選擇滿意的背景、色彩、子圖表、字體等修飾圖表。
 
十三、在excel中如何處理小數尾數誤差
  當表格中某列數值只顯示到幾位小數時,最后的合計數往往會有誤差。用Round函數可以解決這一問題,可很多人沒有接觸過Round函數,還有沒有更簡單的辦法呢?  當然有。
  點擊工具——選項——重新計算,把“以顯示精度為準”前面的方塊打上√就OK了。
  
 
十四、excel怎么計算現值
 
  在Excel中,計算現值的函數是PV,其語法格式為:PV(rate,nper,pmt,fv , type)。其中:參數rate 為各期利率,參數nper 為投資期(或付款期)數,參數pmt 為各期支付的金額。省略pmt參數就不能省略fv 參數;fv 參數為未來值,省略fv 參數即假設其值為0,也就是一筆貸款的未來值為零,此時不能省略pmt 參數。type 參數值為1 或0,用以指定付款時間是在期初還是在期末,如果省略type 則假設值為0,即默認付款時間在期末。
 
  【案例1】計算復利現值。某企業計劃在5 年后獲得一筆資金1000000元,假設年投資報酬率為10%,問現在應該一次性地投入多少資金?
 
  在Excel工作表的單元格中錄入:= PV(10%,5 ,0 ,- 1000000),回車確認,結果自動顯示為620921.32元。
 
  【案例2】計算普通年金現值。購買一項基金,購買成本為80000 元,該基金可以在以后20 年內于每月月末回報600元。若要求的最低年回報率為8%,問投資該項基金是否合算?
 
  在Excel 工作表的單元格中錄入:=PV(8%/ 12,12* 20,- 600),回車確認,結果自動顯示為71732.58 元。71732.58元為應該投資金額,如果實際購買成本要80000元,那么投資該項基金是不合算的。
 
  【案例3】計算預付年金現值。有一筆5 年期分期付款購買設備的業務,每年年初付500000元,銀行實際年利率為6%。問該項業務分期付款總額相當于現在一次性支付多少價款?
 
  在Excel 工作表的單元格中錄入:=PV(6%,5,- 500000,0,1),回車確認,結果自動顯示為2232552.81元。即該項業務分期付款總額相當于現在一次性支付2232552.81元。

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